Drei Fallstricke bei der Auswahl von IT-Lösungen

Auswahl von IT-Lösungen

Welche gemeinnützige Organisation kennt das nicht? IT-Projekte, die viel teurer werden und länger dauern als geplant. Und die dann auch noch an den Anforderungen der Organisation und den Nutzern vorbei entworfen wurden. Einer der Hauptgründe dafür ist: Die Vorstellungen und digitalen Kompetenzen auf Seiten der Non-Profit-Organisation und des IT-Anbieters klaffen auseinander. Häufig lassen sich Non-Profits dabei von drei Missverständnissen leiten:

  1. Neue Software ist eine teure Anschaffung. Open Source-Lösungen sind deutlich billiger.
  2. Auf ein Konzept oder Pflichtenheft kann man verzichten. Das spart Zeit und Geld.
  3. Lösungen, die bekannte Non-Profits weiterempfehlen, sind gut für die eigene Organisation.

Die Punkte im Einzelnen:

1) Neue Software ist eine teure Anschaffung. Open Source-Lösungen sind billiger.
Je nach Art des Projektes übersteigen die Dienstleisterkosten für die Implementierung und Anpassung der Lösung häufig die Lizenzkosten – und das um ein Mehrfaches. Hinzu kommen nicht so leicht bezifferbare interne Projektkosten, wie beispielsweise für Anforderungsbeschreibung, Vertragsprüfung, Projektmanagement, Abstimmungen, Bereitstellung von Inhalten, Testläufen, Schulungen und vieles mehr.

Bei freien Open Source-Lösungen sind die Anpassungs- und Pflegeaufwände nicht selten höher als bei lizenzierten Lösungen, weil sie weniger standardisiert sind. Die Lizenzkosten machen letztendlich also fast immer den geringeren Kostenanteil aus, weshalb Open Source-Projekte mit der Zunahme an individueller Anpassung schnell ihren anfänglichen Kostenvorsprung verlieren. Egal ob neues CRM-System, Intranet-Lösung oder Internet-Maßnahme, die Kosten für IT-Dienstleistungen stehen gegenüber den Anschaffungs- oder Lizenzkosten eindeutig im Vordergrund.

2) Der Verzicht auf ein Konzept oder Pflichtenheft spart Zeit und Geld.
Bei fast jedem Projekt gibt es früher oder später ein „Mismatch“ – also eine Diskrepanz – zwischen den Erwartungen der Organisationen und denen des IT-Dienstleisters. Diese Diskrepanz kann durch folgende Maßnahmen reduziert werden:

  • Man sucht sich einen Dienstleister, der sich mit Vereinen, Verbänden und anderen gemeinnützigen Organisationen gut auskennt.
  • Vor Beauftragung des Gesamtprojektes beauftragt man zunächst die Erstellung eines Konzeptes oder Pflichtenheftes.

Darin sollten die wesentlichen Anforderungen – also 70 bis 80 Prozent– so beschrieben werden, dass Kunde und Dienstleister sie möglichst gleich verstehen. Zugleich kann dieses Konzept oder Pflichtenheft als eine Art Testphase dienen, in der die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister und die Projektvorstellungen auf den Prüfstand gestellt werden.

3) Lösungen, die bekannte Non-Profits weiterempfehlen, sind gut für die eigene Organisation.
Die ersten beiden Punkte weisen bereits darauf hin, dass IT-Lösungen und Maßnahmen nicht eins zu eins übertragbar sind. Die eigenen Anforderungen, Ziele, finanziellen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen, die bestehende Infrastruktur und last but not least die verschiedenen Interessengruppen lassen es selten zu, dass eine Lösung, die in einer Organisation „vermeintlich“ gut funktioniert, einfach auf eine andere übertragbar ist. „Vermeintlich“ in diesem Kontext deshalb, weil nur wenige Organisationen die selbst ausgewählten und eingeführten Lösungen (selbst-)kritisch hinterfragen und bewerten. Auch aus diesem Grund ist also Vorsicht geboten.

So geht’s besser
Der beste Weg zu einer geeigneten Lösung und einem geeigneten IT-Dienstleister ist eine Ausschreibung. Nun haben Ausschreibungen für viele, die im öffentlichen Sektor tätig sind und sich etwa mit den Regularien der VOL/A – kurz für Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) Teil A – auseinandersetzen durften, einen eher faden Beigeschmack. Es gibt aber auch schlankere, einfachere Verfahren, wenn man nicht auf Staatsgelder angewiesen ist.

In der Praxis bewährt hat sich folgendes Vorgehen:

  1. Bedarfsanalyse mit Beteiligung all derjenigen, die es betrifft und die später auch mit der Lösung besser arbeiten sollen.
  2. Erstellung eines Anforderungskataloges oder Lastenheftes, in dem alle wichtigen Anforderungen so beschrieben werden, dass auf dieser Basis vergleichbare Angebote unterschiedlicher Dienstleister eingeholt werden können. Wichtig: Die Anforderungen sollten lösungsunabhängig sein!
  3. Recherche nach Lösungen und Dienstleistern, die am besten zu den Anforderungen und zur eigenen Organisation passen.
  4. Einladen ausgewählter Dienstleister (bei kleiner Auswahl) oder Ausschreibung unter größerer Auswahl. Letzteres führt in der Regel zu preisgünstigeren Angeboten.
  5. Einholen von Vergleichsangeboten.
  6. Vertragsverhandlung und Beauftragung.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, umgehen Sie die größten Fallstricke für IT-Projekte in Non-Profit-Organisationen.

Autor: Thomas Klauß, Inhaber & Senior Consultant Xpoint0 – Smart Organisations

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