Einfaches Projektmanagement mit Facebook Gruppen

Facebook

Das Web 2.0 und seine Möglichkeiten arbeitsplatz- und zeitunabhängig zu arbeiten (Cloud Services etc.) sind mittlerweile allgegenwärtig. Nicht alle verfügbaren Programme sind gut und schon gar nicht günstig. Insbesondere kleinere, weniger professionell aufgestellte Organisationen haben oft nicht ausreichend Finanzmittel zur Verfügung, um in teure Softwarelösungen zu investieren. Gerade diese Organisationen leben jedoch häufig von Freiwilligen, die sich ehrenamtlich engagieren und dies nicht immer von einem festen Arbeitsplatz innerhalb der Organisation aus tun können.

Um in einem solchen Fall zusammen an Projekten und Ideen zu arbeiten, Dienstpläne zu verwalten oder Veranstaltungen zu planen benötigt man idealer Weise ein für alle Verantwortlichen zugängliches Tool. Facebook bietet hier mit seiner Gruppen-Funktion eine einfache Möglichkeit, grundlegende Projektmanagement-Aufgaben durchzuführen.

Viele, wenn nicht gar eine Mehrheit, der MitarbeiterInnen und Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen sind mittlerweile mehr oder weniger aktive Facebook-Nutzer. Für all diejenigen stellt es also keinen großen Mehraufwand dar, auch Inhalte aus Facebook Gruppen zu bearbeiten. Die Erstellung einer solchen Gruppe ist intuitiv und schnell durchführbar (s. Abb.).

Facebook Gruppen anlegenUm zu vermeiden, dass Inhalte von Facebook Gruppen unerwünscht öffentlich sichtbar sind, gibt es drei Möglichkeiten, die Sichtbarkeit einzuschränken. Facebook unterscheidet hier zwischen offenen, geschlossenen und geheimen Gruppen. Offenen Gruppen kann jeder Nutzer beitreten und alle Inhalte sind öffentlich über das Soziale Netzwerk hinweg sichtbar und – vor allem – zu bearbeiten. Etwas weniger zugänglich sind geschlossene Gruppen. Mitglied kann hier nur werden, wer eine entsprechende Erlaubnis vom Administrator der Gruppe erhält. Nicht-Mitglieder können die Gruppe zwar sehen und auch über die Suche finden, Inhalte können jedoch erst nach Beitritt eingesehen werden. Geheime Gruppen sind nach außen hin völlig unsichtbar und ein Beitritt ist nur auf Einladung möglich. Letztere eignet sich besonders gut für das Projektmanagement.

Mitglieder einer Facebook-Gruppe können miteinander Chatten – bis zu 250 Mitglieder gleichzeitig sind möglich – oder gemeinsame Dokumente erstellen und diese bearbeiten. Nachteilig ist hier, dass ein gleichzeitiges Bearbeiten nicht möglich ist. Auch gibt es keine Versionskontrolle, die zeigt, wer zuletzt welches Dokument geändert hat. Die Erstellung eines Dokumentes ist zwar nur mit einfachsten Formatierungen möglich und kann ausschließlich über Kopieren und Einfügen (Strg+C und Strg+V) in andere Formate übertragen werden, für die Diskussion von Entwürfen und Rohmaterial genügt dies aber durchaus. Zum Teilen von Informationen oder zum Einholen von Meinungen können auch Dokumente in die Gruppe hochgeladen werden. Weiterhin ist eine Integration mit Dropbox möglich, um Dokumente mehreren Personen zugänglich zu machen. Eine weitere nützliche Funktion ist die Einrichtung einer Gruppen E-Mail-Adresse (…@groups.facebook.com), um so Inhalte per E-Mail auf die Pinnwand der Gruppe zu senden.

Da Facebook allgemein hinsichtlich des Datenschutzes kritisch gesehen wird, sollten ein paar Dinge bei der Kollaboration über das Soziale Netzwerk beachtet werden. Je nach Sensibilität der Daten sollten möglichst keine konkreten Informationen in der Gruppe gespeichert, sondern lediglich Entwürfe diskutiert werden. Weiterhin ist es wichtig, die Gruppe möglichst als geheime Gruppe anzulegen, damit interne Informationen auch intern bleiben. Wie bei jedem anderen Projektmanagement Tool auch, das z. B. als Cloud-Lösung angeboten wird, sollte dies nicht der einzige Speicherort für Dokumente sein. Sollte Facebook plötzlich nicht mehr zugänglich sein, wären so auch alle Daten weg. Ein Backup auf dem eigenen System empfiehlt sich daher immer.

Um Administratoren wie Mitgliedern die Nutzung der Gruppe möglichst angenehm und stressfrei zu gestalten, empfiehlt es sich, im Vorfeld einige Regeln festzulegen. So sollte bspw. nicht der Eindruck entstehen, dass Fragen jederzeit und umgehend beantwortet werden müssen, nur, weil Facebook auch in der Freizeit genutzt wird. Privates und Berufliches sollte klar getrennt werden und auch ein gewisser Respekt gegenüber Kollegen und Vorgesetzen sollte gewahrt werden, auch wenn auf Facebook sonst im Allgemeinen ein sehr informeller Umgangston herrscht.

Grundsätzlich gilt, dass ein vollwertiges, professionelles Projektmanagement Tool nicht durch Facebook Gruppen ersetzt werden kann. Jede größere Organisation stößt hier sicherlich früher oder später an ihre Grenzen. Für den Anfang, um bestimmte Arbeitsabläufe einmal anzustoßen, kann es jedoch sicherlich eine Hilfe sein.

Autor: Sarah Noltenhans, Stifter-helfen.net