Microsoft Office: Was Ihre Organisation wissen sollte

Microsoft Office

Das Microsoft Office der neuesten Generation ist eine umfangreiche Verbesserung aller bisherigen Office Versionen. Es beinhaltet vielen neue, praktische Funktionen und eine aufgefrischte Oberfläche. Die Suite wurde außerdem für Touchscreen-Geräte, wie Tablets und All-in-one-PCs mit Touch-Monitor optimiert. Förderberechtigte Organisationen können ab sofort auch das neue Office als Produktspende bei Stifter-helfen.de – IT for Nonprofits abrufen.

Verteilt über die gesamte Software, beinhaltet die Office Suite eine Menge neuer Funktionen. Diese umfangreichen Neuerungen vollständig darzustellen wäre schier unmöglich, weshalb wir uns auf diejenigen Änderungen konzentrieren, die besonders für gemeinnützige Organisationen und Bibliotheken sinnvoll sind. 

Arbeiten mit Windows 8 und SkyDrive


Das saubere und Touchscreen-optimierte Design der neuen Office Generation und Windows 8 ergänzen sich hervorragend. Wie der neue Windows 8 Start-Bildschirm, hat auch Office nun einen minimalistischeren Look mit größeren Texten und weniger Buttons und Symbolen. Mit dem neuen Design wurden kleinere Schnörkel entfernt und ermöglichen Nutzern so die Konzentration auf Ihre eigentlichen Aufgaben. 

Auch das neue Office ist kompatibel mit allen Versionen von Windows 7. Windows Vista oder XP hingegen werden nicht mehr unterstützt. Organisationen, die diese älteren Windows Versionen verwenden, sollten über ein Upgrade auf die neueste Version nachdenken, um die aktuellste Software nutzen zu können. 

In die neue Office Suite wurde nun auch Microsofts online Festplatte SkyDrive integriert. Während der Installation von Office werden Sie nun darum gebeten Ihre Microsoft Kontoinformationen einzugeben, mit denen auch Ihr SkyDrive Zugang verbunden ist. So können Sie Ihre Dateien direkt aus Office in Ihr SkyDrive Web-Laufwerk hochladen. SkyDrive ist nun Ihr Standard Speicherort. Sollten Sie einen anderen Speicherort bevorzugen, z. B. Ihre lokale oder externe Festplatte oder ein Netzwerklaufwerk, können Sie den Standardspeicherort selbstverständlich jederzeit gemäß Ihren Anforderungen ändern.
Office_Aktivierungsbildschirm
Abb. Bei der Aktivierung von Office wird automatisch nach einer Verbindung zu Ihrem Microsoft Konto gefragt.


Das Arbeiten mit mehreren Geräten wird mit der Integration von Office in SkyDrive erheblich vereinfacht. Nachdem Ihre Dokumente in SkyDrive gespeichert wurden, können sie jederzeit bequem von unterschiedlichen PCs, Ihrem Windows Phone oder Tablet aufgerufen werden. Word, Excel und PowerPoint werden außerdem zusätzlich lokal auf dem letzten Gerät gespeichert, von dem aus Sie vor dem Speichern gearbeitet haben. Haben Sie bspw. zuletzt in einer Excel-Zelle gearbeitet, müssen Excel jedoch schließen, um an einem anderen Projekt zu arbeiten, wird das Programm dies speichern. Ihr zuletzt bearbeiteter Bereich wird außerdem über alle Geräte hinweg synchronisiert, egal ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt über Ihren PC, Ihr Windows Phone oder Ihr Tablet wieder auf das Dokument zugreifen. Die SkyDrive App ist ebenfalls für iOS und Android Geräte verfügbar, so dass Sie auch über verschiedene Plattformen hinweg auf Ihre Dokumente zugreifen können.

Word


Im Erscheinungsbild unterscheidet sich das neueste Word nicht wesentlich von älteren Versionen. Text und Symbole sind ein wenig größer und mit mehr Abstand angeordnet, was die Oberfläche besser lesbar und moderner macht. Word zeigt darüber hinaus nun ein wesentlich weicheres Scroll- und Tipp-Verhalten.

Beim Start von Word wird der Nutzer mit einer neuen Startseite begrüßt, die die zuletzt genutzten Dokumente, verschiedene Vorlagen sowie die Option, ein neues Dokument zu erstellen, zeigt. 

Das Menüband, welches mit der letzten Office Version eingeführt wurde, ist weiterhin existent. Es kann jedoch zu Gunsten einer größeren Arbeitsoberfläche minimiert werden. Darüber hinaus gibt es nun einen zusätzlichen Reiter auf dem Menüband – den Reiter Design. Dieser beinhaltet Formatierungs- und Seitenhintergrundwerkzeuge sowie neue Themen und Vorlagen.

Hinsichtlich der Einbettung verschiedener Multimedia-Inhalte ist das neue Word sehr viel flexibler geworden. So können z. B. Videos nun direkt in Word eingebettet und auch von dort abgespielt werden. Fotos aus Flickr oder Facebook können ebenfalls eingefügt werden, ohne Word verlassen zu müssen. Die neuen Ausrichtungshilfen (kleine Werkzeuge, die beim Klick auf einen eingefügten Medieninhalt erscheinen) erleichtern die Positionierung Ihrer Bilder oder Videos im Text.

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Abb.: Ausrichtungshilfen erleichtern die Formatierung von Bildern in Word.

Eine der sicherlich nützlichsten Neuerungen ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente direkt in Word zu bearbeiten. Die Vorgängerversionen erlaubten zwar schon das Speichern eines Word-Dokumentes als PDF, aber eine Bearbeitung bereits existierender PDF-Dokumente war bisher nicht möglich. Ab sofort können PDF-Dokumente einfach mit Word geöffnet und sofort bearbeitet werden. Formatierungen und Strukturierungen der PDF-Datei werden dabei beibehalten.
Word kann in der neuen Version auch bei der Koordination von Arbeitsabläufen unter MitarbeiterInnen helfen. So kann ein Dokument in SkyDrive oder SharePoint gespeichert und somit von mehreren MitarbeiterInnen (je nach vergebenem Lese- oder Schreibrecht) bearbeitet werden.

Excel

Wie Word, wurde auch die neue Version von Excel einer minimalisierenden Veränderung unterzogen. Einige nützliche Funktionen wurden hinzugefügt, die Excel-Neulinge wie Profis gleichermaßen überzeugen werden. Die Funktion Empfohlene Diagramme hilft bspw. bei der Auswahl einer der vielen Darstellungsoptionen, die Excel zur Verfügung stellt. Zu finden ist diese Funktion unter Einfügen > Empfohlene Diagramme. Dort werden dann die passendsten Darstellungsoptionen für Ihre Daten, z. B. Kuchendiagramm, Linien oder Balken angezeigt.

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Abb.: Excels Empfohlene Diagramme erleichtern die Auswahl der besten Darstellungsform.

Fast Fill (Auto-Ausfüllen) ist eine weitere, praktische neue Funktion, die hilfreich ist bei der Neuformatierung und Anordnung Ihrer Daten. Excel merkt sich die Eingabemuster Ihrer Daten und vervollständigt alle übrigen Daten automatisch, ohne dass weitere Formeln oder Makros nötig sind. Geben Sie bspw. Telefonnummern Ihrer Freiwilligen in einer bestimmten Formatierung ein, erkennt das Programm das Muster und formatiert dies automatisch.

Ein weiteres nützliches Tool, sowohl für Neulinge als auch für Profis, ist die Funktion Empfohlene Pivot Tabellen. Wählen Sie einen Datenbereich aus, wird eine Vorschau Ihrer Daten in verschiedenen verfügbaren Pivot Tabellen angezeigt.

PowerPoint


PowerPoint folgt ebenfalls dem Prinzip “weniger ist mehr”, mit weniger Buttons und Farben. Dies schafft mehr Raum für Ihr Design. Eine neue Auswahl an Themen und Vorlagen sowie verschiedene Farbvariationen einzelner Themen stehen Ihnen hier zur Verfügung. Ähnlich wie bei Word, hilft auch bei PowerPoint die Ausrichtungshilfe bei der Formatierung von Formen, Textfeldern und Grafiken mit Text und lässt Ihre Präsentation so noch professioneller aussehen. 

Beispiel_PowerPoint_2013
Abb.: Die Ausrichtungshilfen in PowerPoint entsprechen denen in Word.

Der Navigationsbereich in der neuen Präsentationsansicht von PowerPoint erleichtert die Organisation der Folien während der Präsentation. Darüber hinaus gibt es nun auch die Möglichkeit, in eine Folie hinein zu zoomen, indem man einen Bereich antippt, oder –klickt.

Outlook

Von allen neuen Office Programmen hat Outlook die umfangreichsten Änderungen im Design zu bieten. Aber die Veränderung ist hier durchaus eine Verbesserung. Die weniger überladene Benutzeroberfläche erleichtert das Auffinden wichtiger Informationen im Posteingang oder im Kalender. Outlook hat nun viel mehr Ähnlichkeit mit Webmail-Programmen. So kann eine E-Mail nun im Hauptfenster bearbeitet werden. Die Vorgängerversionen öffneten bisher ein neues Fenster, um eine E-Mail zu beantworten. Dies ist aber, wenn gewünscht, auch weiterhin einstellbar. Allein diese kleine Änderung macht Outlook jedoch bereits um einiges effizienter. Der Outlook Connector für soziale Netzwerke, bereits in der Vorgängerversion eingeführt, ermöglicht die Integration Ihres Facebook und LinkedIn Profils in Ihren Posteingang. So können Sie auch hier die Neuigkeiten aus Ihren Netzwerken empfangen. Darüber hinaus können auch Facebook E-Mails, Direktnachrichten von Twitter und LinkedIn Anfragen synchronisiert und über einen zentralen Posteingang angezeigt werden. Diese Funktion spart vor allem den für Soziale Medien Verantwortlichen einer Organisation enorm viel Zeit.
Eine weitere neue Funktion, genannt „Peeks“, ermöglicht einen schnellen Blick in Ihren Kalender und Ihre Termine während Sie eine E-Mail schreiben. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern fällt somit weg.

OneNote

Wie alle Office Programme ist auch OneNote so gestaltet, dass es die Synchronisation über mehrere verschiedene Geräte ermöglicht: Windows 7 oder 8 Tablets und PCs, Windows Phones, sowoie iOS und Android Geräte mit OneNote Apps. Notizen lassen sich außerdem auch über Office Web Apps in Ihrem Browser öffnen.
OneNote besitzt darüber hinaus einige Elemente, die besonders für Touch-Geräte geeignet sind, so z. B. die Möglichkeit zu zeichnen und zu streichen. Zusätzlich können auch Dateien wie Bilder, Videos oder Dokumente in eine Notiz eingebettet werden. Wie in allen anderen Office Produkten ist auch in OneNote eine Synchronisation mit SkyDrive möglich.


Office stellt in der neuesten Version eine Menge neuer Funktionen für gemeinnützige Organisationen und Bibliotheken zur Verfügung. Dabei sind die Neuerungen jedoch nicht so umfangreich, dass Nutzer die Software neu erlernen müssen. Eine kurze Einführung zur Vorstellung der neuen Funktionen sollte ausreichen, um sich im neuen Office zurechtzufinden.

Erhältliche Produkte

  1. Office Standard 2013
  2. Office Professional Plus 2013