Outlook 2013 - aufgeräumter und intelligenter

Microsoft Outlook

Outlook 2013, als Teil des neuesten Microsoft Office Paketes, erscheint aufgeräumter und bringt einige neue Funktionen mit, die das tägliche Arbeiten erleichtern und besser zu organisieren helfen. Das E-Mail- und Kalender-Programm wurde neu gestaltet, um wichtige Informationen schneller zu finden. Outlook 2013 verbindet Sie nun direkter mit Ihren Kontakten und Sozialen Netzwerken. Außerdem hilft es, komplexe Zeitpläne zu koordinieren und bietet verbesserte Möglichkeiten, Ihre Aufgabenliste überschaubar zu halten.

Das neue Office – inklusive Outlook 2013 – ist über das Microsoft IT-Spendenprogramm bei Stifter-helfen.de – IT for Nonprofits. Mehr zur neuen Office Suite finden Sie unter Microsoft: Was Ihre Organisation wissen sollte.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Inbox

Wie alle Programme des neuen Office, erscheint auch Outlook in einer minimalistischeren Oberfläche. Es ähnelt nun, sowohl optisch als auch in der Funktionsweise, einem klassischen Webmail-Programm (wie z. B. GoogleMail oder WEB.DE). So können Sie E-Mails z. B. im Hauptfenster beantworten (in früheren Versionen öffnete sich für eine Antwort immer ein separates Fenster). Für all diejenigen, die es klassisch lieben, bleibt jedoch auch das separate Fenster zum Antworten einstellbar.
Es gibt Zeiten, da erscheint einem der Posteingang als nicht-enden-wollende Liste. Outlook löst dieses Problem mit einigen sinnvollen Inbox Management Tools. So können Nachrichten z. B. schneller gelöscht werden. Neben dem „Flagge“-Symbol wird nun zusätzlich ein „X“ angezeigt, so dass Sie Ihre wichtigen E-Mails schnell von den unwichtigen trennen können.

Outlook Posteingang

Darüber hinaus können Sie Ihren Posteingang so bearbeiten, dass er bis zu drei Zeilen E-Mail-Text anzeigt (nicht mehr nur die ersten paar Worte, wie in Outlook 2010). Nutzer mit hohem E-Mail-Aufkommen müssen so nicht mehr jede E-Mail aufrufen, sondern können schneller einen Überblick über Ihre E-Mails erhalten.

Im Fußbereich des Outlook-Fensters befindet sich ein Navigationsbalken mit den vier Hauptfunktionen von Outlook: E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Durch einen Klick auf die jeweilige Funktion können Sie in eine andere Funktion wechseln (wie in Outlook 2010), jedoch bietet die neue Version eine praktische Vorschau-Funktion. Befinden Sie sich z. B. gerade im E-Mail-Fenster, können Sie mit der Maus auf einen jeweils anderen Bereich zeigen und so schnell erkennen, ob ein wichtiges Meeting o. ä. bevorsteht, ohne das Fenster aktiv wechseln zu müssen.

Outlook Bereichsvorschau

Eine E-Mail ohne Anhang zu versenden ist ein häufiger Fehler beim Schreiben von E-Mails. Outlook hilft, dieses Missgeschick zu vermeiden, indem eine „Warnung“ aufpoppt, sobald Sie in Ihrem E-Mail-Text einen Anhang erwähnen, aber keinen anhängen.

Informationen schneller finden

Eine wesentliche Aufgabe von Outlook 2013 ist es, Informationen schnell zu finden und bereit zu stellen, damit die tägliche Arbeit effizienter wird. Das Suchfeld in Outlook bietet nun einen Suchfilter, der nach Ordnern, dem aktuellen Postfach, allen Postfächern etc. lässt. Über einen neuen Button im oberen Bereich Ihres Posteinganges können Sie die Suche außerdem verfeinern, indem Sie bspw. in allen E-Mails oder nur in den ungelesenen Nachrichten suchen.

In Outlook 2013 gibt es außerdem die Möglichkeit, einen Such-Ordner zu erstellen; einen virtuellen Ordner, der einen Überblick bietet, über alle E-Mail, die bestimmte Kriterien erfüllen. So könnten Sie z. B. einen Such-Ordner „Fundraising“ erstellen, der alle E-Mails anzeigt, die den Begriff „Fundraising“ enthalten. Auch, wenn diese E-Mails ursprünglich in ganz unterschiedlichen Ordnern gespeichert waren, können Sie sie in Ihrem erstellten Such-Ordner alle gleichzeitig im Überblick sehen. Sollten Sie ungelesene E-Mails aus dem Posteingang entfernen, können Sie sich diese E-Mails jederzeit über einen entsprechenden Such-Ordner, der nur ungelesene E-Mails durchsucht, wieder anzeigen lassen.

Eine neue Funktion mit dem Namen MeetingNotes ermöglicht es, Notizen in OneNote direkt aus einem Termin im Kalender zu erstellen. Die Notiz wird in OneNote automatisch mit Datum, Zeit, Ort und Anzahl der Teilnehmer (wie in Ihrem Outlook-Kalender angegeben) versehen.
Der Wetter-Balken zeigt immer die aktuelle Wettervorhersage in Ihrer Region an, direkt in Ihrem Outlook. Besonders hilfreich ist dies für die Organisation von Veranstaltungen, wie z. B. Fundraising-Events, die im Freien stattfinden, oder einfach, um Ihren Feierabend zu planen. Der Wetter-Balken wird sowohl im Kalender als auch im Posteingang angezeigt.

Outlook Kalender

Verbinden und Teilen

Die bereits vom Windows Phone bekannte “People Card” wurde nun auch in das neue Outlook integriert. Die Funktion sammelt automatisch alle wichtigen Details Ihrer Kontakte – wie z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Firmeninfos und Neuigkeiten aus den Sozialen Netzwerken – und stellt sie in einer Ansicht dar. Von hier aus lassen sich dann Besprechungstermine anlegen, Sofortnachrichten senden oder Telefonanrufe durchführen.

Outlook People Card

Bereits in Outlook 2010 wurde der Social Connector eingeführt. Diese Funktion integriert Ihr LinkedIn und Facebook-Konto in Ihren Posteingang, so dass Sie jederzeit auf dem Laufenden über Ihre Kontakte sind. Mit der neuen Version sind keinerlei Plug-In Installationen mehr notwendig, um Ihre Sozialen Netzwerke in Outlook zu integrieren. Der neue Social Connector kann darüber hinaus auch Ihre Facebook E-Mails und Twitter Direktnachrichten synchronisieren und in Ihrem Standard Posteingang anzeigen. Dies spart z. B. Social Media Verantwortlichen eine Menge Zeit.

Schlussfolgerung

Von allen Bestandteilen des Microsoft Office Pakets hat Outlook 2013 die drastischsten Änderungen erfahren. Trotzdem wird die Umstellung nicht schwer fallen, da Outlook einige Designelemente klassischer Webmail Programme verwendet. Die vielen subtilen Verbesserungen innerhalb des Programmes können bestimmt zur Effizienzsteigerung Ihrer Organisationsprozesse beitragen.