Planung macht den Meister, Teil 2

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Planung macht den Meister – Schritt für Schritt zur gelungenen Veranstaltung

Teil 2 von 4: Nur wer sich wohlfühlt, kommt wieder!

 

Jede Veranstaltung ist so gut, wie die Erinnerung daran!

Ob juristisches Seminar oder Rockkonzert – die Teilnehmer ihrer Veranstaltung sollten sich entweder wohlfühlen oder ein echtes Ereignis in Erinnerung behalten. Auch trockene Informationen können ein positives Erlebnis sein – wenn man sie besonders gut aufbereitet serviert bekommt. Gerade im gemeinnützigen Bereich geht es bei Veranstaltungen oft um Emotionen. Und die müssen geweckt werden! Meist hängt es nur an Kleinigkeiten in der Organisation einer Veranstaltung, die ausmachen, was der Teilnehmer / Gast / das Publikum mitnimmt. Oder wie er sich dann engagiert.

Im zweiten Teil unserer 4-teiligen Serie zum Thema Veranstaltungsplanung geht es darum, was ein Raum ausmachen kann und welche Stolperfallen man in der Verpflegung vermeiden kann.

Wo soll die Veranstaltung stattfinden?

Gut, wenn Sie in Ihrer eigenen Firma einen Veranstaltungsraum haben, der für Ihre Zwecke passt! Dann können Sie eigentlich gleich zum Thema ‚Essen und Trinken‘ scrollen. Wenn Sie aber zuerst einmal einen Raum für Ihre Veranstaltung suchen müssen, ist dieser Absatz zur Locationplanung vielleicht hilfreich:

Versuchen Sie so genau wie möglich die benötigte Größe für Ihre Veranstaltung zu definieren. Man braucht etwas Erfahrung mit der Eventplanung, um realistisch einschätzen zu können, wie viele Menschen tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmen werden. Wenn Sie sich hier unsicher sind, oder Ihr Event stark wetterabhängig ist, empfiehlt sich eine modulare Location, bei der zusätzliche Wände installiert werden können und sowohl geschlossene als auch freie Flächen zur Verfügung stehen. Miteinbezogen werden sollte unbedingt die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und die Anzahl an Parkplätzen, die zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich aber auf jeden Fall die wichtigste Frage bei der Auswahl einer Location zuerst: Passt das Image und die Atmosphäre des Veranstaltungsortes auch wirklich zu Ihrer Veranstaltung … und zu Ihren Gästen?

All inclusive?

Erfragen Sie bei den ausgewählten Locations die vorhandene Ausstattung und die Konditionen für die Nutzung. Hier gibt es deutliche Abweichungen in der Handhabung, die Ihre Kalkulation be- oder entlasten können! Gibt es Mobiliar – also Tische, Stühle, Bühne, Rednerpult etc.? Wie ist der Raum technisch ausgestattet – also Licht, Ton, Beamer, Leinwand? Auch gut zu wissen: Gibt es eine Garderobe und das Personal dazu und ausreichend Toiletten?

Platz da!

Jeder Veranstaltungsort hat eine behördlich zugelassene Obergrenze, wie viele Personen im Raum zugelassen sind. Es ist von Vorteil, diese Zahl zu kennen, das vermeidet Ärger! Um Ihren eigenen Platzbedarf zu ermitteln, müssen Sie ungefähr wissen, wie viele Personen Sie erwarten – und: Sollen Ihre Gäste stehen oder sitzen? Beim Thema „Sitzen“ kann oft die Location helfen. Es lohnt sich,  anzufragen, ob es (maßstabsgerechte) Bestuhlungspläne gibt, nach denen Sie sich richten können. Da die Bestuhlung maßgeblich zur Atmosphäre beiträgt, sollten Sie sich hierzu ein paar Gedanken mehr machen, denn: Das Raumkonzept ist schnell ruiniert!  Kennen Sie auch Events, bei denen es einen  Hauptredner gibt, der seinen Vortrag auf einer Bühne am Ende des Raumes hält, die Tische aber komischerweise im Gala-Stil angeordnet sind?! Macht weder Sinn noch ist es bequem. Oder Veranstaltungen mit Buffet, aber zu wenigen Stehtischen. Ob Sie dann eine Konferenz-, Reihen- oder Galabestuhlung festlegen … denken Sie vorher darüber nach, was wirklich passt und angenehm ist.

Was ist drin?

Viele Veranstaltungsorte können Ihnen die Planung von vornherein deutlich erleichtern. Klären Sie, ob die Location selbst Catering anbieten kann oder einen festen Catering-Partner hat. Stellen Sie ebenso bei den Getränken die Frage. Hier ist es interessant zu wissen, ob es eine Mindestabnahme gibt, oder die Getränke z.B. auf Kommission bestellt werden können (das heißt, dass Sie zurückgeben können, was nicht getrunken wird). Bei manchen Veranstaltungen kann es auch sinnvoll sein, die Getränke selbst einzukaufen und auszuschenken. Das ist allerdings nicht in jeder Location auch erlaubt. Insgesamt sollten Sie prüfen, ob es bei den Bereichen Miete / Catering / Getränke Gestaltungsmöglichkeiten gibt. Zum Beispiel – das Catering wird günstiger im Paket mit Getränken. Oder die Raummiete entfällt bei der Abnahme einer gewissen Menge an Getränken. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie vorher abklären können.

Was gibt’s – zu essen?

Zu Beginn Ihrer Planung wissen Sie natürlich bereits, ob Sie Ihre Gäste verköstigen möchten. Nun gilt es noch festzulegen, welche Form des Caterings zu Ihrer Veranstaltung und in Ihren Ablauf passt. Ob Sie sich für ein Buffet, Fingerfood, ein gesetztes Menü oder eine Mischform davon entscheiden, hängt mit der Art Ihrer Veranstaltung zusammen. Über eine Bewirtung freuen sich Ihre Gäste immer – sehen Sie aber zu, dass Sie alle Bedürfnisse beachten! Wenn Sie es nicht sogar vorher bei den Teilnehmern abfragen – planen Sie auf jeden Fall eine vegetarische Variante ein! Falls Sie noch keinen Caterer gefunden haben, fragen Sie nach Empfehlungen in der Location oder auch nach Erfahrungen im Umfeld. Wenn Sie einen gänzlich unbekannten Cateringanbieter auswählen: Vereinbaren Sie, wenn möglich, ein Testessen! Gerade beim Catering ist ein Qualitäts- und ein Preisvergleich wichtig. Wenn Sie Pauschalen vereinbaren, rechnen Sie diese vielleicht auch auf die Kosten ‚pro Gast‘ um – das erleichtert meist den Vergleich. Und wenn Sie sich dann für einen Anbieter entschieden haben: Lassen Sie sich das abgesprochene Paket schriftlich bestätigen und legen Sie bereits auch die Lieferzeiten / Abholtermine schriftlich fest.

Was gibt’s – zu trinken?

Wenn Sie einen einstündigen Vortrag planen und Ihren Teilnehmern ein Fläschchen Wasser zur Verfügung stellen, dann kann das genügen. Bei längeren Abendveranstaltungen ist es wichtig, vorher zu überlegen, welche Getränke überhaupt  ausgeschenkt werden sollen. Wollen Sie alkoholfreie Getränke (Wasser, Säfte, Limonaden), Heißgetränke (Kaffee, Tee), alkoholhaltige Getränke wie Bier(e) und Wein(e) oder auch Cocktails und Spirituosen anbieten? Legen Sie fest, ob Ihre Gäste für die Getränke (oder eine bestimmte Art Getränk) selbst aufkommen sollen und kommunizieren Sie das vorher in den Einladungen. Wenn Getränke frei ausgeschenkt werden, können Sie durchaus bestimmen, welche. Zum Beispiel nur eine Sorte Bier, Rot- und Weißwein … und nicht alle auf der Karte befindlichen. Oder alle Getränke außer Spirituosen und Cocktails. Oder, oder … hier sind Ihren Überlegungen und Kalkulationen keine Grenze gesetzt. Auch bei den Getränken sollte man prüfen, ob es Gestaltungsmöglichkeiten (siehe oben) gibt.

Wissen, auf was man sich einlässt …

Unter Umständen ist es wichtig, dass Ihre Gäste vorab wissen, wie die Verpflegung aussieht und ob /  welche Getränke frei sind! Das Menü oder Buffet können Sie Ihren Gästen natürlich mit einer gesonderten Menükarte für den Abend zur Verfügung stellen oder aber auch - ganz einfach - in der Einladung mitkommunizieren! Wenn Sie selbst Einfluss darauf haben möchten, wer neben wem – oder an welchem Tisch – sitzt, erstellen Sie einen Tischplan und die Tischkarten. Hierbei sollten Sie immer im Blick haben, ob es Gäste gibt, denen ein besonderer Platz zugewiesen werden sollte – Geschäftsführer, Ehrengäste, Prominente zum Beispiel.

Der dritte Teil unserer Reihe rund um Veranstaltungsorganisation erscheint im nächsten Newsletter am 1. August und beschäftigt sich mit den Fragen rund um Ihre Pflichten als Veranstalter – von der Versicherung über die GEMA und das Lebensmittelgesetz bis hin zur Veranstaltungssicherheit.

Autor: Antje Zelnitschek, Kulturmanagerin und heute bei einem Münchner Musiklabel für den Bereich Artist & Repertoire und Produktmanagement zuständig. Sie war viele Jahre als Veranstalterin verantwortlich für Lesungen, Konzerte, Festivals bis hin zu Großveranstaltungen für Firmenkunden.

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