Planung macht den Meister, Teil 3

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Die Pflichten eines Veranstalters – was kann, was sollte, was muss man?

 

 

Wer ist überhaupt der Veranstalter?

Jeder, der maßgeblich organisatorisch an einer Veranstaltung beteiligt ist, sollte sich im Vorfeld Gedanken über seine rechtliche  Position und die daraus resultierenden Pflichten bei einer  Veranstaltung machen. Es geschieht immer wieder,  dass jemand als (Mit-)Veranstalter haften muss, weil ihm ein Gericht im Nachhinein die Veranstalterqualitäten zuspricht.

Grundsätzlich gilt: Veranstalter ist, wer … das wirtschaftliche Risiko trägt, und/oder die Letztentscheidungsbefugnis hat, und/oder wesentliche Entscheidungen treffen kann, und/oder nach außen als Veranstalter auftritt.

Selbst eine Eventagentur, die meint, “lediglich” zu organisieren, kann haftbar gemacht werden, wenn sie maßgeblichen Einfluss auf Eintrittspreis und Werbung hatte.

Aber nur, wer im Vorfeld auch weiß, dass er (Mit-)Veranstalter ist, kann die Pflichten eines Veranstalters erfüllen. Beschäftigen Sie sich also unbedingt vorab mit Ihrer rechtlichen Position!

Im dritten Teil unserer 4-teiligen Serie zum Thema Veranstaltungsplanung geht es um Ihre Pflichten als Veranstalter und darum, was man tun kann oder tun muss, um auf der sicheren Seite zu sein.

Jede öffentliche Veranstaltung sollte versichert sein!

Immer dann, wenn viele Menschen aufeinandertreffen, besteht auch ein Gefahrenrisiko für Schäden oder Unfälle aller Art. Für diese ist dann im Regelfall der Veranstalter mit seinem gesamten Vermögen haftbar, was nicht nur eine enorme Umsatzeinbuße bedeuten kann, sondern sogar im schlimmsten Fall zum finanziellen Ruin führt. Die Veranstaltungshaftpflicht ist zwar nicht grundsätzlich vom Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben, aber immer zu empfehlen! Viele Versicherungen bieten hier unterschiedliche Lösungen an – ein Vergleich mit ihren eigenen Parametern ist immer sinnvoll!

In bestimmten Fällen kann es nützlich sein, eine zusätzliche Versicherung für z.B. teure Veranstaltungstechnik abzuschließen, oder aber auch – bei einem hohen finanziellen Risiko – eine Veranstaltungsausfallversicherung zu überlegen.

Künstler und Musik

Immer, wenn bei einer Veranstaltung Künstler auftreten oder Musik gespielt wird, müssen Sie die GEMA miteinbeziehen!  Die „Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte“ nimmt die Nutzungsrechte aus dem Urheberrecht von Komponisten, Textdichtern und Musikverlegern wahr. Wenn Sie also Musik auf ihrer Veranstaltung einsetzten, müssen Sie diesen Einsatz im Vorfeld anmelden! Bei Nachmeldungen können empfindliche Strafgelder fällig werden. Anmeldepflichtig sind sowohl Veranstaltungen mit Live-Musik (auch ohne Gage!), als auch Veranstaltungen mit Musik vom Tonträger (auch Streaming!). Tipp: Für Benefiz-Veranstaltungen gewährt die GEMA u.U. Ermäßigung. Erkundigen Sie sich unbedingt vorher, was Sie anmelden müssen und erfragen Sie die Kosten dafür – die Höhe der GEMA-Kosten wird häufig unterschätzt und die Berechnung der Gebühren ist schwer nachzuvollziehen.

Verantwortlich für die Anmeldung ist der Veranstalter – und nicht, wie oftmals angenommen z.B. der Wirt des Lokals, in dessen Räumen Ihre Veranstaltung stattfindet!

Infos: www.gema.de/faq/musiknutzung

Oftmals wird angenommen mit der Zahlung an die GEMA seien auch die Kosten der Künstlersozialkasse (KSK) abgegolten. Doch die KSK hat nichts mit der GEMA zu tun. Die GEMA kommt den Textern und Komponisten der Musik zugute, die KSK den versicherten Künstlern. Abgabepflichtig sind Veranstaltungen mit vergüteten (Gage) Live-Auftritten von Künstlern und Publizisten! Tipp: Gelegenheitsveranstalter - weniger als 3 Veranstaltungen pro Jahr - sind von der KSK befreit (mit Antrag!).

Infos: www.kuenstlersozialkasse.de

Ein schönes Wort: Lebensmittelhygiene-Verordnung

Nicht allen  Veranstaltern ist klar: Bei öffentlichen Veranstaltungen dürfen Lebensmittel nicht ohne weiteres verkauft oder abgegeben werden! Selbst auf Vereins- oder Schulfesten sind insbesondere bei dem Verkauf von unverpackten Lebensmitteln (sowohl Essen als auch gezapfte, offene Getränke) zahlreiche Vorschriften zu beachten. Dies betrifft nicht nur die Kennzeichnung von Lebensmitteln, sondern auch den fachgerechten, hygienischen Umgang damit. Das gilt auch für selbst hergestellte Kuchen, Suppen, Fingerfood und ähnliches! Wenn Sie einen Catering-Anbieter engagieren, ist dieser zwar für einen einwandfreien Umgang mit den Lebensmitteln verantwortlich, Sie als Veranstalter aber für den sachgemäßen Umgang und die Lagerung! Informieren Sie sich also unbedingt zur Lebensmittelhygiene-Verordnung und den Verantwortlichkeiten im lebensmittelrechtlichen Sinne!

Was muss genehmigt werden?

Das ist ein weites und interessantes Feld! Für viele Veranstaltungen müssen vorab Genehmigungen beantragt werden. Jedoch gibt es hier keine einheitliche Regelung! In jeder Gemeinde / jedem Bundesland kann es verschiedene Voraussetzungen geben, ebenso verschiedene Bezeichnungen und  Zuständigkeiten der Behörden. Also können – und sollten – Sie sich bei Ihrer Behörde vor Ort erkundigen, ob Sie eine Genehmigung benötigen und wo Sie diese beantragen!

Hier einige Beispiele, für was Sie möglicherweise eine Erlaubnis benötigen:

  • Veranstaltungserlaubnis für öffentliche Straßen und Plätze
  • Nutzungsgenehmigungen oder -änderungen
  • Sondernutzungen
  • Schankerlaubnis
  • Sperrzeitverkürzung
  • Straßensperrung
  • Aufstellung von Toilettencontainern
  • und diverse andere …

Besonders wichtig: Die erforderlichen Genehmigungen sollten bereits unmittelbar nach Erstellung des Veranstaltungskonzepts bei den zuständigen Behörden angefragt werden!

Safety first!

„Die Sicherheit des Besuchers hat absoluten Vorrang vor wirtschaftlichen Interessen des Veranstalters.“ (Bundesgerichtshof)  

Leider ist es gar nicht so einfach, die Sicherheit auch wirklich vollumfänglich zu gewährleisten! Jeder Veranstalter muss sich klar sein, dass auch bei Kleinstveranstaltungen irgendetwas  passieren kann. Herzinfarkt, Stolpern, Feuer, Schlägerei, Überfall, technisches Versagen, Unwetter und vieles mehr. All das kann bei einem Firmenausflug oder einem Event mit 20 Teilnehmern ebenso vorkommen wie bei einem Rockfestival. Um aber zumindest die größtmögliche Sicherheit herzustellen, sollten Sie sich immer ein paar Gedanken über ein Sicherheitskonzept machen. Bei einigen Veranstaltungen ist ein ausgearbeitetes Konzept auch Pflicht! Wann ein Sicherheitskonzept zu erstellen ist, ergibt sich u.a. aus der örtlichen Versammlungsstättenverordnung. Auch hier gilt wieder: die Regelungen sind nicht einheitlich! Einige Punkte aber müssen Sie immer vorab klären!

Feuerwehr / Brandwache
Je nach Anzahl der Gäste und Art des Programms - ab einer bestimmten Personenzahl ist die Anwesenheit der Feuerwehr vorgeschrieben! Bei Veranstaltungen mit erhöhten Brandgefahren und an speziellen Örtlichkeiten ist zudem eine Brandwache verpflichtend.

Sanitätsdienst / Rettungsdienst
Ab einer bestimmten Personenzahl ist die Anwesenheit eines/mehrerer Sanitäter und ggf. eines Krankenwagens vorgeschrieben!

Ordnungsdienst / Sicherheitsdienst
Wenn es die Art der Veranstaltung erfordert, oder es eine behördliche Auflage gibt, muss der Veranstalter einen Ordnungsdienst einrichten. Der Ordnungsdienst ist gestaffelt nach Besucherzahlen und Gefährdungsgraden festzulegen.

Oftmals haben die Betreiber der Location, für die Sie sich entschieden haben, aber all diese Vorschriften im Blick!

Falls nicht: Dann erkundigen Sie sich hierzu bei der für Veranstaltungssicherheit zuständigen Behörde oder lesen Sie die örtliche Versammlungsstättenverordnung!

Tipp: Von der Landeshauptstadt München gibt es z.B. einen ausführlichen Leitfaden für Veranstaltungssicherheit – ein Handbuch mit 178 Seiten - in dem man sich auf jeden Fall einen grundsätzlichen Überblick verschaffen kann: pdf-download

Das klingt nun alles sehr aufwendig! Aber meist ist es doch nicht ganz so komplex. Viele der Pflichten, die Sie als Veranstalter haben, sind von den beteiligten Veranstaltungsstätten, Caterern oder Agenturen im Vorfeld bereits bedacht und geregelt! Trotzdem ist es wichtig, als Veranstalter all diese Punkte im Blick zu haben und zumindest zu wissen, welche Dinge man erfragen muss, um eine Veranstaltung auch sicherheitstechnisch im Griff zu haben.

Der vierte Teil unserer Reihe rund um Veranstaltungsorganisation erscheint im nächsten Newsletter am 19. September und beschäftigt sich mit dem tatsächlichen Tag Ihrer Veranstaltung. Alles rund um Ablaufplanung und -regie , Durchführung  und auch die wichtige Nachbereitung einer Veranstaltung.

Die Autorin der Reihe: Antje Zelnitschek, ist seit über 25 Jahren im Kulturmanagement tätig. Heute ist sie in der Musikindustrie  für den gesamten Prozess der Veröffentlichung zuständig – von der Künstlersuche (Talent Scouting) über die Planung bis hin zur Veröffentlichung eines Albums. Über 10 Jahre lang hat Antje Zelnitschek selbstständig und für Agenturen Veranstaltungen geplant und durchgeführt. Von der kleinen Lesung über Konzerte, Kabarett und Theater bis hin zu Großveranstaltungen in der Olympiahalle. Die weitaus meisten mit Künstlern, aber auch einige mit Fußballern, großen Sportartikelherstellern und Modelabels.

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