Sind Sie bereit für Microsoft Office 365?

365 Microsoft Office

Sind Ihre Mitarbeiter auf verschiedene Standorte verteilt? Ist Ihr Budget für IT-Support, insbesondere für Installationen und Upgrades, begrenzt? Möchten Ihre Mitarbeiter und ehrenamtlichen Helfer mit privaten Geräten wie Smartphones oder Tablets arbeiten? Ihre Nonprofit-Organisation ist unter Umständen bereit, in die Cloud zu migrieren. Möglicherweise haben Sie aber auch Bedenken, nicht mehr lokal zu arbeiten, insbesondere beim Umgang mit vertraulichen Daten. Microsoft Office 365 für NPOs bietet Ihnen sowohl den gesamten Funktionsumfang und die sichere Umgebung von lokal installierter Software als auch die ständige Verfügbarkeit der Cloud und ihrer Kollaborationsmöglichkeiten.


Förderberechtigten NPOs stehen nun Gratis- oder rabattierte Versionen von Office 365 zur Verfügung, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Aufgrund der unterschiedlichen Größen und der verschiedenen Technologieanforderungen gemeinnütziger Organisationen stehen vier Pläne zur Auswahl.

 

Vorteile von Office 365

Office 365 vertieft die Textverarbeitungs-, Datenanalyse-, Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen von Office, mit denen sich Ihre Mitarbeiter bereits auskennen. Im Folgenden werden einige der größten Vorteile dargestellt:

  1. Office Web Apps. Sie sind bereits auf dem Heimweg von der Arbeit und Ihnen fällt ein, dass Sie vergessen haben, ein wichtiges Dokument zu aktualisieren. Was nun? Mit Office Web Apps können Sie Dokumente direkt über einen Browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox oder Safari) auf Ihrem Computer zuhause öffnen, anzeigen und bearbeiten. Ihre Mitarbeiter können Office Web Apps auf privaten Geräten verwenden und erhalten somit die Möglichkeit, jederzeit standortunabhängig zu arbeiten.   
  2. Gehostete E-Mail. Mit Microsoft Exchange Online können Sie über PC, Mac, Smartphone oder Tablet auf E-Mails, gemeinsame Kalender oder Kontakte zugreifen, ohne dass eine VPN-Verbindung oder Remotezugriff auf Ihr Büro eingerichtet werden muss. Office 365 bietet jedem Benutzer 25 GB Postfachspeicher mit Anhängen von maximal 25 MB. 
  3. Gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Mit SharePoint Online, einem Ablageort für Onlinedokumente in der Cloud, können Sie Dokumente gemeinsam mit Ihren Kollegen verwenden. Sie können Dokumente sogar gleichzeitig mit anderen bearbeiten und somit wertvolle Zeit sparen. 
  4. Zusammenarbeit in HD. Microsoft Lync Online ist ein  allumfassendes Tool für Videoanrufe, Webkonferenzen, Chat und Sprachanrufe. In HD-Videokonferenzen können Sie sich mit Mitarbeitern und ehrenamtlichen Helfern treffen und mit diesen zusammen an Inhalten arbeiten. Im Lieferumfang von Lync Online ist eine Notizfunktion enthalten, mit der Sie in Echtzeit Ideen und Notizen aus Ihren Meetings aufzeichnen können.   
  5. Sicherheit und Datenschutz. Zusätzlich zu integriertem Schutz Ihrer E-Mails vor Spam und Malware können Sie mit Office 365 mobile Geräte mit Sicherheitsfunktionen ausstatten. Ihr IT-Personal kann die Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation in einer einzigen Konsole (einer webbasierten Verwaltungskonsole) verwalten und anpassen. Werden in Ihrer Organisation vertrauliche Daten verwaltet, werden diese in der Cloud geschützt. Office 365 ist kompatibel mit Branchenstandards wie HIPAA, FISMA, BAA usw. 
  6. 24-Stunden-Support. Sie haben keine IT-Abteilung mit Rufbereitschaft? Je nach ausgewähltem Plan bietet Office 365 rund um die Uhr professionellen Support bei schweren bis leichten Problemen.

 

Auswählen des geeigneten Plans

Da die Größen sowie die Technologieanforderungen von NPOs variieren, gibt es keinen allgemeingültigen Office 365-Plan. Es gibt zwei Gratispläne:

  1. Office 365 Small Business für NPOs
  2. Office 365 Enterprise E1 für NPOs

Die Gratispläne enthalten nicht die vollständig installierte Version von Office (zu deren Lieferumfang Word, Excel, PowerPoint usw. gehören). Um diese Office 365-Gratispläne zu ergänzen, können Sie die aktuelle Office-Version über Stifter-helfen.de anfordern. Office Standard 2013 steht förderberechtigten NPOs für eine Verwaltungsgebühr von 19 Euro zur Verfügung. Office Professional Plus 2013 ist für eine Verwaltungsgebühr von 25 Euro erhältlich.


Förderberechtigte Organisationen können auch die Desktop-Office-Anwendungen mit den rabattierten Plänen aktualisieren. Mit diesen Plänen können Ihre Mitarbeiter Office-Anwendungen auf bis zu fünf Geräten pro Benutzer verwenden. Zu den rabattierten Plänen gehören:

  1. Office 365 Small Business Premium für NPOs (1,60 Euro pro Benutzer pro Monat)
  2. Office 365 Enterprise E3 für NPOs (4,30 Euro pro Benutzer pro Monat)

Die Small Business-Pläne eignen sich für kleinere NPOs mit 1 bis 10 Benutzern und ohne IT-Abteilung vor Ort. Bei Small Business Premium ist die Anzahl der Benutzer auf 25 beschränkt. Die Enterprise-Versionen sind auf Organisationen beliebiger Größe zugeschnitten, die ein Client-Server-Netzwerk wie Windows Server verwenden

Vergleichen Sie hier die einzelnen Pläne und ihre Funktionen miteinander! 

 

Migration und Wartung

Office 365 wurde im Hinblick auf die Vereinfachung der IT entworfen, damit sich NPOs auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Auch technische Laien in NPOs ohne professionelle IT-Abteilung können mit Hilfe des Office 365-Verwaltungsportals die Einstellungen und Dienste den Anforderungen der Mitarbeiter entsprechend konfigurieren. Detaillierten Migrationssupport für Office 365 finden Sie unterfasttrack.office.com.


Verfügbarkeit von Office 365

Informationen darüber, ob Ihre Organisation Anspruch auf Gratis- oder rabattierte Versionen von Office 365 hat, finden Sie auf der Microsoft Office 365-Website für NPOs.


Interessierte Organisationen müssen als gemeinnützige Organisationen in ihren jeweiligen Ursprungsländern anerkannt sein, um Anspruch auf Microsoft-Programme für NPOs zu haben. Förderberechtigt sind u. a. Organisationen, die in folgenden Arbeitsbereichen tätig sind:

  1. Unterstützung bedürftiger Personen
  2. Bildungsförderung
  3. Verbesserung der sozialen Wohlfahrt
  4. Bewahrung der Kultur
  5. Bewahrung oder Sanierung der Umwelt
  6. Durchsetzung von Menschenrechten
  7. Einrichtung von Zivilgesellschaften