Fachartikel: Virtuelles Projektmanagement, Teil 3

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Virtuelle Meetings und Checkliste

Das mitunter wichtigste Kommunikationsmittel im virtuellen Projektmanagement sind regelmäßige Meetings. Moderne Technologien erlauben es dabei auch, die Distanz durch die verbindende Funktion des Internets wettzumachen und virtuelle Meetings abzuhalten – meist in Form von Videokonferenzen. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie hier.

3.1 Videokonferenz vs. Telefonkonferenz

Waren früher nur telefonische Gespräche mit Mitarbeitern an anderen Standorten möglich, wird dies heute durch eine visuelle Komponente ergänzt. So kann man fast schon von einer face-to-face-Situation sprechen: das Meeting wirkt persönlicher und die Teilnehmer können die Reaktionen der anderen besser interpretieren, weil die Kommunikation nicht um den Faktor Körpersprache reduziert ist. Außerdem ist so die Aufmerksamkeit der Meetingteilnehmer stärker gebunden und man wird nicht so leicht abgelenkt, z. B. von eingehenden E-Mails.

3.2 Videokonferenz vs. Persönliche Meetings

Online-Konferenzen sind im Vergleich zu Geschäftsreisen für persönliche Treffen einfacher und günstiger in der Organisation, und noch dazu umweltfreundlicher. Zudem ist auch eine gemeinsame Terminfindung wesentlich leichter, da keine Reisezeiten berücksichtigt werden müssen. Da mit unvorhergesehenen Ereignissen, die die Reisezeit verzögern, gerechnet werden muss, sind Videokonferenzen die planungs-    sichere Alternative. Insbesondere für Menschen mit einer körperlichen Beeinträchtigung kann die Konferenz vom eigenen Schreibtisch aus den Arbeitsablauf vereinfachen. Trotz der vielen Vorteile, die Videokonferenzen bieten, kann ein persönliches Treffen in bestimmten Situationen erforderlich sein, zum Beispiel beim Aufbau einer neuen Geschäftsbeziehung. Als externer Projektdienstleister hilft ein persönlicher Besuch beim Kunden auch die Unternehmenskultur besser kennenzulernen.

3.3 Technik – Freund oder Feind

Ein Webmeeting funktioniert nur mit der passenden technischen Ausstattung. Grundlagen sind PCs oder Laptops mit Internetanschluss, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und eventuell auch eine spezielle Software eines Videokonferenz-Anbieters. Die Konferenzhardware sollte bereits vor der ersten Videokonferenz auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden. So kann sich der Meeting-Organisator gleich mit der notwendigen Technik vertraut machen Dabei sollte auch auf eine geeignete Raumausleuchtung geachtet werden um eine bestmögliche Qualität der Bildübertragung zu erreichen. Eventuelle Störquellen, wie zum Beispiel Lärm bei geöffneten Fenstern, sollten beseitigt werden. Und zu guter Letzt: schöpfen Sie die Potenziale der Technik aus. Beim Screen-Sharing kann der Bildschirminhalt eines Computers einfach an die der anderen Besprechungsteilnehmer übertragen werden. So können Inhalte visualisiert und konkreter besprochen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig gemeinsam zu bearbeiten (Application Sharing oder Document Sharing genannt).

3.4 Virtuelle Konferenzen fair gestalten

Für virtuelle Teams, die nie oder nur vereinzelt am selben Ort arbeiten und dennoch eine gute Teamleistung erbringen müssen, sind virtuelle Konferenzen essentiell. Diese Calls oder Videokonferenzen finden meist regelmäßig statt und bestimmen letztendlich den Projekterfolg. Es werden Aufgaben untereinander abgestimmt, der Projektstatus überprüft und neue Aufgaben verteilt. Also alles, das in einem „normalen“ Teammeeting eben auch besprochen wird. Doch wie können globale Calls möglichst fair für alle Teilnehmer gestaltet werden? Wir haben ein paar Lösungsvorschläge für Sie zusammengetragen.

Um virtuelle Meetings so fair wie möglich zu gestalten, haben wir uns auf die drei wichtigsten Rahmenbedingungen konzentriert: Zeitpunkt, Kommunikationskanal und Sprachbarrieren. Wenn Sie sich entlang dieser Leitlinien entlang hangeln, werden Ihre globalen Telefonkonferenzen Stück für Stück fairer.

Zeitpunkt
Bei der Wahl der Uhrzeit sollten Sie auf keinen Fall einen bestimmten Standort, eine Zeitzone oder eine Mitarbeitergruppe bevorzugen. Das wichtigste ist es, die Unannehmlichkeiten auf alle fair zu verteilen und niemanden zu bevorzugen oder zu benachteiligen. Eine Möglichkeit ist es, die Konferenzzeiten kontinuierlich so abzuändern, dass sie für jedes Teammitglied einmal während der Arbeitszeit und ein anderes Mal außerhalb der Arbeitszeit stattfinden. Tauschen Sie einfach durch, damit hat jeder einmal Pech und ein anderes Mal wiederum Glück. Diese Regeln gelten auch für den Projektleiter oder Führungskräfte, denn sobald Sie Ausnahmen zulassen, fühlt sich der Rest benachteiligt.

Kommunikationskanal
Häufig kommt es vor, dass ein Teil des Teams am selben Ort arbeitet, während andere Mitglieder einzeln virtuell hinzugeschalten werden. Hier nimmt die ortsansässige Gruppe in der Regel über ein Telefon (Lautsprecher) oder einen Skype-Account teil. Auf den ersten Blick scheint dies völlig in Ordnung. Doch versetzen Sie sich einmal in die einzelnen Mitarbeiter, die hinzugeschalten werden. Die Einzelpersonen werden eine gewisse Dominanz der Gruppe spüren und sich vielleicht eingeschüchtert fühlen. Um solche Dominanzeffekte zu vermeiden, sollten ortsansässige Gruppen ebenfalls einzeln und aus verschiedenen Räumen teilnehmen. Damit steht allen nur noch der gleiche Kommunikationskanal zur Verfügung und Gruppen können sich nicht unbemerkt untereinander absprechen.

Sprachbarrieren
Durch die räumliche Verteilung auf verschiedene Länder bzw. Kontinente, ist auch die Sprache ein Problem in globalen Calls. In der Regel werden Sie sich auf eine gemeinsame Sprache – meist Englisch – einigen und diese während dem Call zur Kommunikation nutzen. Nun fühlen sich unter Umständen einige Teammitglieder unwohl, wenn sie in einer anderen Sprache kommunizieren, andere wiederum haben kein Problem damit. Dieses Unbehagen können Sie mit einem einfachen Trick enorm reduzieren. Senden Sie vor jedem Call eine Agenda an alle Teilnehmer. Auf Basis der Agenda können sich alle vorbereiten und ggf. auch sprachlich in bestimmte Themen einarbeiten.

Fazit und Checkliste

Nach dieser detaillierten Betrachtung des virtuellen Projektmanagements, können einige wichtige Erkenntnisse festgehalten werden:

Virtuelles Projektmanagement stellt Projektleiter und auch das Projektteam vor große Herausforderungen. Dennoch liefert es eine gute Alternative zum „konventionellen“ Projektmanagement. Für virtuelles PM sprechen vor allem Kosten-, Kompetenz– und Diversitygründe.

Die Herausforderungen, wie Mitarbeitermotivation, Führung oder Meeting Gestaltung unterscheiden sich vom „konventionellen“ PM, jedoch hat jede Variante ihre kritischen Aspekte und Sie sollten in beiden Fällen wissen, wie Sie damit umgehen müssen.  

Wenn Sie die folgenden Punkte der Checkliste im Hinterkopf behalten, dann steht einer erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege:

  • Teammitglieder verfügen über interkulturelle Kompetenz
  • Durchführung von vertrauensbildenden Maßnahmen
  • Durchführung von teambildenden Maßnahmen
  • Technische Voraussetzungen für virtuelle Meetings
  • Bewusster Einsatz von Körpersprache in  Videokonferenzen
  • Regelmäßige Face-to-Face Meetings
  • Faire Gestaltung globaler Telefonkonferenzen
  • Mitarbeitermotivation und Führung als kritische Aspekte

Quelle:  White Paper "Arbeiten der Zukunft: Virtuelles Projektmanagement" von InLoox

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